Home » Bestuur » Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de Algemene Venrayse Onafhankelijke Seniorenvereniging, gevestigd te Venray.
In dit reglement wordt verstaan onder:
AVOS:             Algemene Venrayse Onafhankelijke Seniorenvereniging, gevestigd te Venray
Vereniging:      AVOS
Statuten:         Statuten van de AVOS vastgesteld bij notariële akte op 14-12-2015
Bestuur:          Het bestuur van de AVOS
Lidmaatschap: Het lidmaatschap van AVOS
ALV:               Algemene Leden Vergadering, zoals bedoeld in de statuten in de artikelen 5, 9 en 15.

1. Verantwoording
De AVOS heeft een Huishoudelijk Reglement ter uitvoering en goede functionering van de statuten en voor het bevorderen van een goede gang van zaken binnen de AVOS. Dit Huishoudelijk Reglement mag geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de Statuten.

2. Lidmaatschap
Aanmelding voor het lidmaatschap van de AVOS. Degene, die lid wenst te worden van de AVOS meldt zich aan bij het Bestuur c.q. ledenadministratie.
1.Het Bestuur beslist over de toelating.
2.Inschrijving van het lidmaatschap geschiedt door het Bestuur c.q. ledenadministratie, door opneming in een ledenlijst van de naam, het adres, de geboortedatum en verder alle burgerlijke gegevens die voor een goede administratie van de AVOS noodzakelijk zijn.
3.De onder 2 bedoelde gegevens kunnen zonder toestemming van de aanvrager alleen worden doorgegeven aan de leden van het bestuur en, indien van toepassing, aan een mogelijke koepelorganisatie, waarbij de privacy van de betrokkenen zoveel mogelijk gewaarborgd dient te blijven.
4.Weigering van het lidmaatschap van de AVOS wordt door het Bestuur schriftelijk aan de aanvrager gemeld onder opgave van de reden(en).
5. Het bestuur kan een lid dat blijvend disfunctioneert, of op een andere manier schade aan de Avos toebrengt, het lidmaatschap ontnemen.
6.Bij weigering of ontneming van het lidmaatschap door het Bestuur kan de aanvrager zich wenden tot de ALV van de AVOS, die alsnog tot toelating kan besluiten.
7. Het lidmaatschap eindigt door opzegging, wanbetaling of overlijden.

3. De ALV.
Het Bestuur kan niet-leden uitnodigen ter bijwoning van de ALV. Zij hebben geen stemrecht en kunnen slechts deelnemen aan de besprekingen indien zij daartoe uitdrukkelijk worden uitgenodigd.

4. Stemmen op de ALV
In alle gevallen wordt mondeling gestemd. Dit kan door telling bij hand opsteken gebeuren. Hiervan wordt afgeweken als:
•Er over personen wordt gestemd en er tegenkandidaten zijn.
•Als een meerderheid van de aanwezige leden dit eist.
Er dient dan schriftelijk gestemd te worden, de werkwijze is als volgt:
1.De voorzitter wijst uit de ALV drie leden aan die een “Commissie van stemopneming” vormen. Deze commissie wijst één van hen aan als voorzitter van de commissie.
2.De commissie reikt stembriefjes uit aan de leden van de ALV die de presentielijst hebben getekend.
3.De commissie tekent op de presentielijst aan, aan wie een stembriefje is uitgereikt en stelt het aantal uitgereikte stembriefjes vast.
4.De commissie zamelt de ingevulde stembriefjes in en stelt het aantal ingeleverde stembriefjes vast.
5.De voorzitter van de commissie opent de stembriefjes, controleert de geldigheid van de uitgebrachte stem en leest de uitgebrachte stem voor.
6.De beide andere leden controleren de geldigheid van de uitgebrachte stem, noteren de voor en tegen stemmen, c.q. het aantal stemmen per kandidaat.
7.De commissie stelt de uitslag van de stemming vast en deelt de uitslag aan de vergadering mede.
8.De commissie legt de uitslag schriftelijk gedateerd en ondertekend vast.
9.Voor de in dit lid onder 2,3 en 4 genoemde werkzaamheden kan de commissie zich laten bijstaan door een of meer Bestuursleden.
Indien bij een stemming over personen geen meerderheid is behaald, vindt schriftelijk een tweede stemming plaats. Wordt ook dan geen meerderheid gehaald dan vindt herstemming plaats tussen de personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen behaalden.
Elk conform het bepaalde in lid 2 van dit artikel in de presentielijst vermeld lid heeft één stem.
Schriftelijke stemmen, buiten het uitgereikte stembriefje, zijn ongeldig:
1.stemmen die niet duidelijk de wil van de kiezer tot uitdrukking brengen;
2.stemmen die zijn ondertekend of op andere wijze zijn gemerkt;
3.stemmen die blanco zijn ingeleverd;
4. stemmen die meer of andere namen van personen bevatten dan gekozen kunnen worden;
5.stemmen, uitgebracht door leden die niet of onvolledig zijn vermeld op de presentielijst.

5. Kandidaatstelling Bestuur
Ten minste vier weken voor de ALV meldt het Bestuur de vacatures met een globale omschrijving van de werkzaamheden die de functie met zich meebrengt.
1.Het Bestuur kan kandidaten voorstellen voor de in te vullen vacatures; zij meldt dit dan aan de ALV.
2.Tegenkandidaten kunnen door de leden tot uiterlijk twee weken voor de ALV schriftelijk worden ingediend bij het Bestuur, ondersteund volgens het bepaalde in de statuten.
3.Het Bestuur stelt na een gesprek met de tot kandidaat gestelde leden een kandidatenlijst op en reikt deze uit bij aanvang van de vergadering.
4. Benoeming als bestuurslid vindt plaats in een ALV. De voorzitter wordt door de ALV in persoon gekozen. De overige functies worden binnen het bestuur verdeeld.

6. Einde lidmaatschap Bestuur
Het lidmaatschap van het Bestuur eindigt zoals aangegeven in de statuten, volgens een rooster van aftreden en voorts:
1.Bij besluit van tweederde van de zittende Bestuursleden met een aan het lid, nadat deze is gehoord, gericht schrijven, dat verdere samenwerking niet mogelijk is. Tegen een dergelijk besluit is beroep mogelijk bij de Algemene Ledenvergadering.
2.Doordat het lid aftredend is en niet herkozen wordt.
3.Doordat het lid twee maal de zittingstermijn van vier jaar lid is geweest van het Bestuur, tenzij de ALV anders beslist.
4. Door een desbetreffend besluit van de Algemene ledenvergadering.
5.Door overlijden.

7. Taken en bevoegdheden Bestuur
Naast de taken en bevoegdheden, zoals bepaald in de statuten van de AVOS, heeft het Bestuur nog de volgende taken en bevoegdheden.
1.Het Bestuur is belast met het besturen van de AVOS en het uitvoeren van de besluiten van de ALV en voert voorts alle taken uit, voor zover deze niet op grond van de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de AVOS aan andere organen zijn opgedragen.
2.Het voeren van een financiële administratie, het jaarlijks aan de ALV afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid en het voorleggen van een begroting voor het volgende jaar, zoals bedoeld in de statuten in artikel 14 lid 8.
3.Het voeren van een secretariaat, het opstellen van een jaarverslag over het gevoerde beleid en het ter goedkeuring aan de ALV voorleggen van het jaarverslag.
4.Het Bestuur draagt zorg voor het notarieel verlijden van elke statutenwijziging waartoe de ALV heeft besloten. Wijzigingen binnen het Bestuur dienen te worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
5.Het Bestuur draagt zorg voor het neerleggen van een authentiek afschrift van de akte van statutenwijziging en van een volledige doorlopende tekst van de statuten, zoals die na de laatste wijziging zullen luiden, ten kantore van de Kamer van Koophandel en Fabrieken in het gebied waar de AVOS onder ressorteert. leden krijgen, op schriftelijk verzoek aan het bestuur, een kopie van de gewijzigde statuten.
6.Het Bestuur kan in de bestuursvergadering alleen dan geldige besluiten nemen als de meerderheid van de bestuursleden ter vergadering aanwezig is.
7..Alle besluiten van het Bestuur worden in de bestuursvergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen; ieder lid van het Bestuur heeft één stem. Bij het staken van de stemmen is die van de voorzitter doorslaggevend.
8.Van het verhandelde in een bestuursvergadering wordt verslag opgemaakt. Dit verslag wordt in de volgende bestuursvergadering al of niet gewijzigd vastgesteld en door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Op een schriftelijk verzoek van een lid wordt hem/haar een samenvatting van het vastgestelde verslag, in de vorm van een besluitenlijst, verstrekt.
9.Het Bestuur kan ter behartiging van bijzondere taken of activiteiten vaste of ad hoc commissies instellen.
10.Het Bestuur, of een daartoe aangestelde commissie, stelt jaarlijks een activiteitenplan op met zo nodig een daarbij behorende toelichting.
11.Ter wille van de continuïteit van de werkzaamheden in het Bestuur worden, indien gewenst op voorstel door de ALV, plaatsvervangende functionarissen te benoemen voor voorzitter, secretaris, penningmeester en de ledenadministratie; zie art. 14 van de statuten
12.Bij beëindiging van het bestuurslidmaatschap levert het bestuurslid, of diens nabestaanden, al diens bescheiden en gegevens betrekking hebbende op de AVOS, in bij het Bestuur.

8. Dagelijks Bestuur
Deze leden kunnen, bij afwezigheid of op hun verzoek, worden vervangen door hun plaatsvervanger.
1.Het Dagelijks Bestuur vergadert, indien door de voorzitter gewenst, eenmaal ter voorbereiding van elke bestuursvergadering en voorts zo vaak als de voorzitter of de twee andere leden van het Dagelijks Bestuur dat nodig oordelen.
2.De vergadering van het Dagelijks Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter dan wel door de beide andere leden van het Dagelijks Bestuur of namens hen, door de secretaris of de penningmeester.
3.Het Dagelijks Bestuur kan in volledige overeenstemming besluiten nemen.
4.Besluiten worden schriftelijk vastgelegd en aan de eerstvolgende bestuursvergadering voorgelegd.
5.Het Dagelijks Bestuur is belast met de voorbereiding van bestuursvergaderingen, met de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het Bestuur, met de voorbereiding en de uitvoering van besluiten van de ALV, en voorts met al datgene wat door het Bestuur aan het Dagelijks Bestuur, wordt opgedragen waaronder de lopende zaken.

9. Voorzitter statuten art. 14;
Hij/zij heeft toegang tot alle vergaderingen die in het kader van de AVOS worden gehouden, of bij verhindering van de voorzitter wordt door de andere aanwezige bestuursleden, indien gewenst, een ander lid van het Dagelijks bestuur aangewezen als vervanger.
1.Hij/zij presideert de vergaderingen van de ALV, van het Bestuur en van het Dagelijks Bestuur.
2.Hij/zij treedt als enige namens de AVOS naar buiten richting pers/media, tenzij hij dit aan anderen heeft gedelegeerd met betrekking tot een bepaald thema.

10. Secretaris
Hij/zij is verantwoordelijk voor de correspondentie en de niet-financiële administratie van de AVOS. Hij/zij heeft de zorg voor de agenda’s, verslagen en vergaderstukken voor de Algemene Vergadering, de bestuursvergadering, de activiteitenvergadering en de vergadering van het Dagelijks Bestuur. Hij/zij zorgt voor een doelmatige organisatie van het secretariaat en draagt daarvoor verantwoordelijkheid.
1.Hij/zij legt een archief aan van de verslagen, notities en andere voor de AVOS relevante stukken. Tot zijn/haar taak behoort het beheren van dat archief.
2.Tijdig voor een bijeenkomst van de ALV legt hij/zij aan het Bestuur ter beoordeling voor:
- het conceptverslag van de voorgaande vergadering;
- het jaarverslag over het afgelopen jaar;
- de concept uitnodiging en agenda voor de jaarvergadering.

11. Penningmeester
Hij/zij is belast met het beheer van de geldmiddelen en is verantwoordelijk voor de administratie daarvan, op zodanige wijze dat per kalenderjaar de inkomsten, de uitgaven en de vermogenstoestand kan worden gepresenteerd en de juistheid van de inkomsten en uitgaven kan worden gecontroleerd.
1.Hij/zij is belast met de zorg voor het nakomen van de financiële verplichtingen ten opzichte van derden.
2.Hij/zij houdt van de vermogenstoestand en van de financiële toestand van de AVOS op zodanige wijze aantekening dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten van de AVOS kunnen worden gekend.
3.Regelmatig en op verzoek van het Bestuur geeft hij/zij inzicht in de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting.
4.Na afloop van het kalenderjaar en tijdig voor de ALV legt hij/zij aan het Bestuur de jaarstukken ter kennisneming voor.
Deze jaarstukken bestaan uit:
- de exploitatierekening over het afgelopen jaar;
- de balans per 31 december van het afgelopen jaar;
- de begroting van het volgende jaar.
5.Tijdig voor de ALV biedt hij/zij de concept jaarstukken en de financiële administratie ter controle aan de financiële controle- commissie aan overeenkomstig artikel 10 van de statuten.
6.Desgevraagd licht hij/zij op de ALV de jaarstukken toe en verstrekt alle gevraagde inlichtingen.

12. Leden- en contributieadministratie
Ter ondersteuning van de secretaris en penningmeester kan een bestuurslid worden aangewezen als verantwoordelijke voor de leden- en contributieadministratie.
a.Hij/Zij is verantwoordelijk voor alle aanmeldingen, afmeldingen en mutaties.
b. Hij/Zij is verantwoordelijk voor de communicatie met betrekking tot de leden- en contributieadministratie en, indien van toepassing, met een eventuele koepelorganisatie.
c. Hij/Zij verzorgt en organiseert, indien van toepassing, de uitgave en vervanging van eventuele ledenpasjes, waarop een lid recht heeft.
d. Hij/Zij is belast met de inning van de contributie en voert nauwgezet een eventueel sanctie beleid uit.
e. Sanctiebeleid lid met automatische incasso:Wanneer een automatische incasso, niet kan worden geïnd, wordt het lid hiervan in kennis gesteld en wordt een 2e poging gedaan binnen 3 weken. Lukt het bij de 2e poging nog niet, dan wordt het lid, binnen 2 weken daarna alsnog de mogelijkheid geboden het lidmaatschapsgeld te betalen tegen het normale tarief van een “acceptgirolid”.

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de ALV van 2 november 2016